Eén van de voordelen van een externe projectmanager inschakelen, is dat ook bij personeelswisseling de continuïteit wordt bewaakt. Dat was de reden dat een bekende Nederlandse uitgeverij Paul van den Bragt van Xecutive inhuurde als projectmanager. Behalve het afronden van projecten, hielp Paul de educatieve uitgeverij om de hoge werkdruk binnen IT te verminderen. In dit blog vertelt Paul hoe hij dit binnen korte tijd voor elkaar heeft gekregen.
Paul kijkt terug op een mooie tijd bij de uitgeverij, waarin hij de organisatie vanuit zijn rol als externe projectmanager weer een stapje verder heeft kunnen brengen.
Paul: ‘In 10 maanden tijd heb ik bijgedragen aan het verscherpen van de werkwijze, het verlagen van de werkdruk van het IT-team. Daar ben ik best trots op. Samen met het team hebben we de contentmigratie afgerond nog voor de start van het schooljaar, plus er is weer structuur gekomen in het veilig beheren van het ERP-systeem. Waar ik het meeste energie van heb gekregen, was de samenwerking met de professionals in diverse lagen en afdelingen van de uitgeverij. De IT-afdeling en de rest van de organisatie op een goede manier met elkaar verbinden, daar krijg ik energie van.’
Continuïteit op de IT-afdeling
IT vormt de backbone van iedere moderne organisatie en voor de uitgeverij waar Paul projectmanager was, is dat niet anders. De uitgeverij gebruikt diverse platformen voor docenten en studenten. En daarnaast ook applicaties voor het verwerken van orders, de financiën en het aanbieden van content op de educatieve platformen. Continuïteit op de IT-afdeling is dan ook voor de uitgeverij van groot belang.
Toen er op de IT-afdeling meer werk lag dan aan capaciteit beschikbaar was, schakelden een projectmanager in van Xecutive. Zo kwam het dat Paul van den Bragt in 2022 startte als ad interim-projectmanager bij een zeer bekende Nederlandse uitgeverij.
Content geschikt voor de digitale les
Het eerste project dat Paul bij de klant in goede banen leidde, was een contentmigratie.
Paul: ‘De uitgeverij wilde bij de start van het schooljaar educatieve content aanbieden op een nieuw platform. Op die manier hebben leerkrachten en leerlingen toegang tot digitale lesboeken en presentaties. Onder andere geschikt voor het digitale schoolbord. Onderdeel van de migratie was pdf’s en lesboeken van de uitgeverij geschikt maken voor dit nieuwe platform. Daarvoor moest de content eerst gebruiksvriendelijk en snel laadbaar worden gemaakt.’
Behalve de technische functionaliteiten, lag de uitdaging met name in het standaardiseren van verschillende werkwijze.
Paul: ‘Niet alle afdelingen waren gewend om met het nieuwe platform te werken. Vandaar de noodzaak voor een gestandaardiseerde werkwijze. En het managen van verwachtingen, want voor sommigen leek het platform in eerste instantie geen verbetering.’
Minder emotie, meer structuur en grip
IT-afdelingen kampen vaak met meer userstories dan ze aankunnen. Dat levert ook emotionele werkdruk op.
Denk maar aan een geïrriteerde stakeholder die zich niet gezien, gehoord en geholpen voelt. Met een beetje pech, voelen meerdere stakeholders zich zo. Dan groeit niet alleen de backlog, maar ook de ontevredenheid over de afdeling.
Hoe los je dit probleem op?
De werkwijze aanscherpen en de stakeholders helpen om te professionaliseren, vertelt Paul. Zodat ze zelf ook beter prioriteiten kunnen stellen op basis van wat er speelt in de business.
Paul: ‘Stakeholders weten vaak haarscherp uit te leggen wat écht van belang is voor de business. Door de procesmanagers binnen de uitgeverij een meer adviserende rol te geven, is de verantwoordelijkheid rondom prioritering verder naar hen verschoven. In plaats van wildgroei op de backlog te veroorzaken, kijken zij nu zelf ook scherper naar wat daadwerkelijk prioriteit heeft. Daardoor kan het IT-team nu focussen op het werk wat er daadwerkelijk ligt. In plaats van veel energie te verliezen in discussies over prioritering van user stories op de backlog.’
Door deze aanpak is er binnen korte tijd met hulp van Xecutive weer meer grip en controle gekomen.
Paul is van mening dat het inhuren van een externe projectmanager het proces van controle terugkrijgen kan versnellen.
Paul: ‘Als externe is het mogelijk om objectiever zijn over de inhoud. Je bent immers zelf niet betrokken geweest bij de gevoeligheden van de achterliggende periode. Je kunt kritisch zijn naar iedere laag van de organisatie, zonder dat je zelf direct de druk van de hiërarchie voelt. Dit maakt je als projectmanager vrijer in je rol. Waardoor het makkelijker is om vanuit een hoger abstractieniveau, oftewel meer strategisch, naar de zaken te kijken. Ik heb me bewust niet in de inhoud te verdiept. Zo kon ik al snel meer sturen op het verbeteren van het proces.’
Continuïteit van het ERP-systeem garanderen
Paul werd tijdens het project van contentmigratie ook gevraagd voor een andere uitdaging, namelijk: het garanderen van de continuïteit van het ERP-systeem van de uitgeverij.
Net als voor veel bedrijven is het ERP-systeem, ook voor een uitgeverij een één van de belangrijkste applicaties van de organisatie. Toen de product owner vertrok die verantwoordelijk was voor alle applicaties, werd Paul gevraagd om deze positie tijdelijk te vervullen. Voortaan onderhield hij het contact met leveranciers van alle applicaties en managede hij de wensen uit de organisatie.
Paul: ‘Doordat er in de loop van de jaren allerlei functionaliteiten zijn toegevoegd aan het systeem, is het ERP-pakket een maatwerkpakket geworden. De uitgeverij wil het pakket de komende jaren vervangen. Tot die tijd moet er iets bedacht worden om het de huidige situatie werkbaar te houden. Want iedere wijziging in het systeem zorgt voor een enorme impact én voor spanning op de IT-afdeling. Want pas je op plek X iets aan, dan is de kans groot dat er op plek Y ineens iets niet meer werkt. Met de financiële en praktische gevolgen van dien. Het feit dat veel kennis over dit systeem niet meer aanwezig is binnen uitgeverij, maakt de situatie extra lastig.’
Minder werkdruk en meer resultaat
Vaak zit je dat een partij een ERP-systeem heeft dat lastig te wijzigen is. Hier moest Paul mee aan de slag.
Paul: ‘Ik trof een overvolle backlog aan. Een lijst met user stories langer dan het IT-team aankon. Het was voor stakeholders lange tijd erg makkelijk geweest om een wijziging of wens in te dienen. Inmiddels is het gelukt om de backlog met 70% te downsizen. Dat heb ik voor elkaar gekregen door als eerste de taken en rollen kritisch onder de loep te houden. Niet alles komt voortaan zomaar op de backlog. Een tweede stap was het starten met hanteren van nog duidelijkere acceptatiecriteria voor user stories die tot de backlog mogen toetreden. Daar heb ik veel gesprekken over gevoerd, zowel binnen IT als de business. Inmiddels begrijpt ook iedereen buiten IT dat iedere wijziging in het ERP-systeem een groot risico met zich meebrengt. Natuurlijk leidt een ‘nee’ tot teleurstelling. Maar door de risico’s uit te leggen en de reden waarom de wensen niet kunnen worden gerealiseerd, groeit het begrip. Hierin heb ik veel steun vanuit de business ervaren.’
Digitale volwassenheid betekent beter prioriteren
Focus is key, dat weten we allemaal.
Prioriteiten stellen is daarbij een must. Daar moet je samen goede afspraken over maken. Want wat je als organisatie wel of niet oppakt, is de verantwoordelijkheid van iedereen. In een digitaal volwassen organisatie voelen én de afdeling IT én de stakeholders het belang van samen de juiste prioriteiten stellen. Alleen dan ontstaat er ruimte voor impactvolle innovaties.
Paul heeft eind 2022 zijn opdracht binnen de uitgeverij afgerond. Inmiddels is er een nieuwe product owner aangenomen voor het beheer van de applicaties binnen de uitgeverij. Paul: ‘De huidige product owner is inmiddels volledig op stoom en krijgt de kans om weer de inhoud in te duiken. Met een minimale backlog en een strakgetrokken werkwijze is daar weer ruimte voor ontstaan. Ondertussen heeft ook het hoger management een beter beeld gekregen over het werk dat er ligt en de resources die nodig zijn om de taken te vervullen. Er zal altijd een grote druk op het IT-team liggen, in iedere organisatie. Maar naarmate de digitale volwassenheid van een organisatie groeit, begrijpt iedereen dat het prioriteren van wijzigingen op IT-gebied de verantwoordelijkheid is voor iedereen. Zo kunnen alle medewerkers zich focussen op dat wat daadwerkelijk belangrijk is. Dit brengt rust in de tent.’
Over Paul van den Bragt
Paul staat graag in de keuken en heeft jarenlang gevolleybald. Nu is hij in zijn vrije tijd vooral druk met zijn twee zoontjes, Jake en Luke. Hij rijdt graag motor, golft ook indien hij de tijd vindt en daarnaast gaat hij graag met zijn vriendin wandelen met de honden. In zijn vrije tijd is hij vrijwillig brandweerman. Inmiddels werkt hij alweer 4 jaar lang bij Xecutive als Senior Agile Projectmanager en is sinds januari 2022 directielid samen met Sven Zweistra. Zijn vorige werkgevers waren GX Software, Mirabeau en Incentro. Hij focust zich graag op collega’s en vindt het daarbij belangrijk dat het goed met iedereen gaat. Ook krijgt hij energie van commerciële aspecten die bij het klantcontact komen kijken.
Ook aan de slag via Xecutive?
Ben jij een IT-professional die houdt van vrijheid, financiële zekerheid én afwisseling? Kom eens praten. Reageer op één van onze vacatures of stuur ons vrijblijvend een e-mail via werkenbij@xecutive.nl.
Meer lezen over projectmanagement
5 manieren voor meer werkgeluk in IT
Nooit meer verlegen om een uitdagende klus via het Xecutive netwerk
Elke dag naar huis met het gevoel dat je iets hebt bereikt en geleerd