Als IT-projectmanager doorloop je doorgaans een proces: je start een project, rondt het af, levert wat je moet leveren. Soms kost het meer tijd of geld dan verwacht, maar je rondt af en gaat verder. Daniël van Doodewaard, een doorgewinterde projectmanager met 12 jaar ervaring in het begeleiden van complexe IT-projecten, onthult zijn failures en lessen van projecten die niet het gewenste resultaat opleveren. Want die worden niet gevierd, maar weggemoffeld onder het tapijt. Zonde toch?
1. Start niet zonder projectdesign – of wel?
Het is algemeen bekend dat je alleen van start moet gaan als je duidelijk weet wat de vereisten zijn en als je deze hebt afgestemd met alle belanghebbenden. Begin nooit zonder een design en projectplan waarin alle aspecten duidelijk zijn geformuleerd! Een open deur, common sense.
Projecten kunnen soms zeer lang lopen. Ondertussen ben jij de zoveelste projectmanager, zijn er wisselingen in het management of binnen afdelingen, is de wetgeving, de behoefte van de klant of de wereld veranderd…
Maar wat doe je als je een project erft waarvoor jaren geleden al een projectplan is opgesteld? Of die juist niet is opgesteld…
Dan rijst de vraag: moeten we een nieuw design maken, een nieuw plan opstellen?
Als projectmanager is het jouw taak om deze vraag te stellen, juist wanneer je op een rijdende trein stapt.
Het kan gebeuren dat de stuurgroep besluit om te starten zonder (een actueel) projectplan. Wat doe je dan? Je kunt ervoor kiezen om de opdracht terug te geven. Of om toch door te gaan. Beide beslissingen zijn uitdagend: je zou eigenlijk moeten teruggeven, maar dat betekent dat je het project niet kunt afronden. Als je het niet teruggeeft, begin je zonder het projectplan, wat meestal een vereiste is voor een succesvolle afronding.
2. Beste stakeholder, is dit nog wat je wilt?
Voortschrijdend inzicht is altijd aanwezig, vooral bij grootschalige projecten voor complexe opdrachtgevers. Wat de situatie ook is, wat je ook kiest, het is cruciaal om met de stakeholders te kijken naar de op te leveren resultaten en te beoordelen of deze nog steeds relevant zijn.
Stel dat een bepaalde tool of oplossing is gekozen. Lost deze nog steeds het probleem op? Voldoet deze nog aan de huidige regelgeving? Is deze nog steeds geschikt voor de organisatie? Hebben alle afdelingen hun goedkeuring gegeven voor de implementatie?
In een eerdere blogpost noemde ik Daniël al het belang van communicatie, ook buiten het management om. Vooral bij langlopende projecten met veel personeelswisselingen is dit extra belangrijk. Maar soms ook uitdagend. Voor jou is alles nieuw, voor de stakeholders val je in de herhaling. Omdat je dat zelf ook aanvoelt, kun je denken: ik zoek het zelf uit. Of je doet aannames dat bepaalde zaken al zijn afgestemd, maar dat is misschien niet het geval, of ze zijn afgestemd, maar inmiddels niet meer relevant.
Daarom is het van essentieel belang om opnieuw in gesprek te gaan met alle belanghebbenden binnen een project en hen te vragen: levert dit resultaat op wat we voor jou in gedachten hebben? Past dit nog steeds in jouw proces? Zitten we op dezelfde lijn? Ben je tevreden als we dit en dat opleveren? Wat is het uiteindelijke doel, en is dit wat je voor ogen had?
3. Weet wanneer je moet stoppen
Elk project brengt altijd verandering met zich mee. Dit kan zowel positief zijn voor de organisatie en de eindklant als negatieve gevolgen hebben voor bepaalde afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde taken die leiden tot het verlies van banen en de daaropvolgende weerstand. Dit zijn uitdagingen waar een projectmanager mee moet omgaan.
Een ander scenario is dat het gekozen product niet langer de oplossing biedt voor het probleem, of dat het probleem zelf niet meer bestaat. Het kan ook voorkomen dat bepaalde voorwaarden niet kunnen worden vervuld, waardoor het product niet kan worden uitgerold. Kortom, binnen een project kunnen zich tal van situaties voordoen die vereisen dat je kritisch kijkt naar de oplossing waar zo hard aan is gewerkt, soms al jarenlang.
In een project dat Daniël ooit leidde, was de oplossing al gekozen, maar hij vermoedde dat dit niet langer de juiste oplossing was. Daarom trok hij aan de bel. Het management nam zijn zorgen serieus en gaf hem de tijd voor een ‘mini-project reset’ om het product grondig te beoordelen. Tijdens een vergadering is uiteindelijk besloten dat het verstandig was om het project stop te zetten. Dit was een pijnlijke keuze, maar de schade zou groter zijn geweest als het project toch was doorgezet met de oorspronkelijke oplossing.
De les hieruit is als volgt: de beslissing om een project te stoppen vereist moed. Het is een collectieve beslissing die zowel imagoschade als financiële consequenties met zich mee kan brengen. Desondanks is het essentieel dat iemand deze beslissing neemt, anders blijft het probleem voortduren en wordt er geïmplementeerd zonder het gewenste resultaat te bereiken.
4. Stel je kwetsbaar op en evalueer
Een grondige evaluatie is een cruciaal onderdeel van projectmanagement, vooral na het voltooien van een project, maar nog meer als het niet heeft gebracht wat je had gehoopt. Dit kan gebeuren als het project bijvoorbeeld niet wordt afgerond, veel meer kost dan gepland of vertraging oploopt. In zulke gevallen is het van groot belang dat iedereen zichzelf de vraag stelt: Wat had ik beter kunnen doen? Wat hadden we anders kunnen aanpakken?
Het is niet eenvoudig om jezelf een spiegel voor te houden, aangezien we gewoonlijk de neiging hebben om onze successen te vieren en onze mislukkingen te negeren. De neiging is dan ook om weg te rennen. Juist als je dat gevoel hebt, dan moet je juist langer evalueren.
Wat ging er goed? Wat ging er mis? Wanneer voelde je je tevreden binnen het project en wanneer juist niet? Tijdens discussies over deze vragen leer je veel van elkaar.
Een van de belangrijkste lessen die Daniël heeft geleerd is dat het niet (succesvol) afronden van een project niet persoonlijk moet worden opgevat. Het betekent niet automatisch het einde van de relatie met de klant of werkgever, en het betekent ook niet dat het vertrouwen is geschaad. We zijn geen robots; als een project niet verloopt zoals gehoopt, is dat niet per se de schuld van één persoon. Als iedereen erkent dat fouten maken menselijk is en dat het geen persoonlijk falen is, geeft dit gemoedsrust.
Daarom is het belangrijk om het einde van een project zonder het gewenste resultaat op een positieve noot af te sluiten, no hard feelings. Het is waardevol om met je stakeholders open te spreken over het verloop van het project en er gezamenlijk lessen van te leren.
Het omarmen van falen: prettig als je niet alleen staat
Waarom vieren we alleen mijlpalen? Het is net zo belangrijk om samen te komen wanneer het einddoel niet wordt bereikt. Daar moet ruimte voor zijn. Door dit te doen, creëren we automatisch ook ruimte om te falen.
Daniël vindt dat het stoppen van een project uitdagend is, vooral als je als projectmanager zeer betrokken bent en je verantwoordelijk voelt voor het resultaat. Dit zijn de momenten waarop je je, vooral als externe medewerker, behoorlijk eenzaam kunt voelen. Wat Daniël heeft geholpen, is het bespreken van zijn situatie met zijn collega’s bij Xecutive. Wat is de juiste weg? Wat zijn de juridische implicaties? Het is geruststellend om te weten dat je er niet alleen voor staat, vindt hij.
Over Daniël van Doodewaard
Daniël van Doodewaard is Agile Project Manager bij Xecutive sinds 2022 en woont met zijn gezin in Hellevoetsluis. In zijn vrije tijd houdt hij zich graag bezig met home automation. Momenteel draait hij een project bij Lely, een Nederlands bedrijf in landbouwtechnologie en innovatie. Daniël is gespecialiseerd in veranderprojecten, infrastructuur en migratieprojecten. Projecten zijn voor hem een succes wanneer ze zo stil mogelijk worden gedraaid, oftewel: zonder onderbrekingen van services en klachten van de
(eind)gebruikers. Dit bereiken vergt volgens hem net iets meer voorbereiding, maar verkleint de negatieve impact op de business.
Mis geen kans meer via Xecutive!
Ben jij een IT-professional met projectmanagementvaardigheden die houdt van vrijheid, financiële zekerheid én afwisseling? Wil jij instappen bij een interessant bedrijf, in een dynamische branche waar je écht de kans krijgt om tot bloei te komen en jouw meerwaarde kunt laten zien? Kom dan eens praten. Als succesvol IT-bedrijf zijn wij gekwalificeerd voor grote organisaties in verschillende branches. Dat betekent dat je via ons al snel kunt starten op een uitdagende positie. Hierdoor zit je nooit lang zonder een klus. Bekijk hier de voordelen van werken via Xecutive en bekijk onze vacatures en stuur ons vrijblijvend een e-mail via werkenbij@xecutive.nl. Blijven zitten waar je zit of klaar voor een nieuw avontuur? De keuze is aan jou!
Meer lezen over werken bij Xecutive
Het Boomhutgevoel (leestip van Daniel voor het thema: vier je failures)
Goed projectmanagement? Zorgen dat het team zorgeloos verder kan!