Succesvol samenwerken over de afdelingen heen. Hoe doe je dat wanneer het ene deel van de organisatie al met SAFe werkt en het andere deel van de organisatie nog niet. Agile Scrummaster Paul van den Bragt vertelt over zijn aanpak binnen overheidsinstantie Centraal Administratiekantoor (CAK).
Het CAK (Centraal Administratiekantoor) is een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van verschillende regelingen op het gebied van zorg, zoals de Wet langdurige zorg (Wlz), de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Als overheidsinstantie werkt het CAK nauw samen met onder andere de Belastingdienst. Het CAK is een uitvoeringsinstantie van de overheid, en volgt daarbij de regels en wetten die in Den Haag worden gemaakt.
Agile en Lean combineren: hoe?
Paul van den Bragt startte in december 2022 als (ad interim) scrum master bij het CAK in Den Haag. Zijn opdracht: het CAK helpen om tot één way of working te komen. Zo werken de uitvoerende afdelingen en IT met agile, en werkt het management lean. Zij organiseren Business PI’s op feature en soms op Epic niveau, terwijl de IT afdelingen werken op PBI en takenniveau.
Voor wie nog nooit met deze methodes heeft gewerkt, kunnen de termen misschien duizelen. Wellicht nog verwarrender is het wanneer je juist wel veel verstand hebt van een bepaalde werkwijze en daar gewend bent om mee te werken… En dat je collega van een afdeling ineens vraagt of je het helemaal anders wilt doen. Ga je dan touwtrekken? Of ga je kijken hoe je het beste de diverse methodes kunt combineren….
Want uiteindelijk wil iedere afdeling hetzelfde: grip, focus, rust en een goed resultaat neerzetten voor de klant, in dit geval de Nederlandse burger.
Verder kijken dan je eigen afdeling en werkwijze
Het zo goed mogelijk implementeren van Agile betekent: eerst vaststellen dat men daadwerkelijk wil veranderen. En dat een middel om een doel te bereiken, geen doel op zich. Het doel waar deze methodes binnen CAK voor worden ingezet is: procesverbetering en een betere samenwerking binnen de gehele keten.
Dit klinkt natuurlijk heel mooi, maar wat nou als medewerkers vooral hun eigen straatje schoonvegen, en niet nadenken over de volgende stap binnen de keten? Want de klant, de burger in dit geval, heeft natuurlijk helemaal geen boodschap aan hoe de interne organisatie en afdelingen zijn georganiseerd en wil gewoon goed geholpen worden.
Hierover zegt Paul: ‘Als iedereen samen verantwoordelijkheid draagt over het hele proces, dan kunnen klachten voorkomen worden. Uiteindelijk loop je allemaal tegen dezelfde problemen aan: geleefd worden door de waan van de dag en achter de feiten aanlopen. Als je beter zicht hebt op waar de overlap zit en waar je elkaar nodig hebt, dan kun je problemen voorkomen. Voor jezelf, de collega en klant (of burger). De aanpak die ik hanteer is met name het geven van handvatten en de mensen zelf laten werken aan de uitvoering van de aanpak. Als scrummaster ben ik voorstander van mensen zelf laten beslissen welke delen van Agile op welk moment ingezet worden. Op die manier voelt de implementatie voor de medewerkers als die van henzelf en is het draagvlak veel groter.’
Onderlinge afhankelijkheden in kaart brengen
In een organisatie als CAK, waarin een plotseling besluit van een ministerie plotseling over een wetswijziging alle zorgvuldig opgebouwde processen in één keer in de prullenbak kan doen belanden, is de urgentie om flexibel goed samen te werken erg groot. Want de processen kunnen van de ene op de andere dag ineens anders zijn, met de nodige werkstress van dien. De Agile werkwijze helpt om deze wendbaarheid te hebben, iets wat het hoger management inmiddels ook inziet.
Waar de uitvoerende afdelingen juist weer kunnen leren van het hoger management binnen CAK die Lean toepast, is om net als hen vaker de afhankelijkheden in kaart brengen.
Paul: ‘We zetten de Business PI meetings in om te kijken waar collega’s elkaar nodig hebben om kwartaaldoelen te bereiken. Als je de afhankelijkheden die teams voor elkaar zijn tijdig in beeld brengt, dan help je elkaar om doelen te bereiken in plaats van dat je elkaar belemmerd. Er is altijd een externe factor waar je geen rekening mee hebt gehouden, en dikwijls ligt dat in het werkveld van de ander. Door tegen diegene te zeggen: ik heb dit nodig, wat is de impact, hoe kan jij dat leveren, dan spreek je die afhankelijkheid naar elkaar uit. Dan is die impediment alvast getackeld.’
Deze werkwijze wordt inmiddels al geruime tijd succesvol door de IT afdelingen ingezet en nu passen we dit ook toe bij het hogere management. Gevolg is meer onderling begrip en meer aansluiting over en weer.
Efficiënter vergaderen en meer voor elkaar krijgen
Wat Paul inmiddels binnen het CAK heeft bereikt, is dat de wil om efficiënter samen te werken is gegroeid, zowel binnen management als IT en de uitvoerende organisaties.
Paul: ‘Een van de tastbare voorbeelden van verbetering is dat er slimmer en efficiënter vergaderd wordt. Kwamen business units eerst nog gehaast en op het oog onvoorbereid naar een agile planning of overleg binnen IT, nu creëren ze user stories en passen hun deadlines aan op het ritme van de sprints.
Ook zijn de overleggen gestructureerder en hebben ze veel meer focus. Hierdoor is de vergadertijd gehalveerd en de doelmatigheid verdubbeld.
Lean en agile combineren: hoe pak jij het aan?
Het CAK is absoluut niet de enige organisatie die te maken heeft met diverse werkwijzen over de verschillende afdelingen. Herken jij jouw organisatie in het verhaal van CAK en Paul en vind je het interessant om hier eens over van gedachten te wisselen en kennis uit te wisselen? Neem dan gerust contact op met Paul.
Agile werkwijze
De term ‘Agile’ verwijst naar de flexibiliteit en het vermogen om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en klantbehoeften. Agile werkwijzen omvatten onder andere Scrum, Kanban, Lean en Extreme Programming (XP). Deze methodologieën leggen de nadruk op samenwerking, communicatie, zelforganisatie, iteratief werken en continue feedback en verbetering.
Over Paul van den Bragt
Paul staat graag in de keuken en heeft jarenlang gevolleybald. Nu is hij in zijn vrije tijd vooral druk met zijn twee zoontjes, Jake en Luke. Hij rijdt graag motor, golft ook indien hij de tijd vindt en daarnaast gaat hij graag met zijn vriendin wandelen met de honden. In zijn vrije tijd is hij vrijwillig brandweerman. Inmiddels werkt hij alweer 4 jaar lang bij Xecutive als Senior Agile Projectmanager en is sinds januari 2022 directielid samen met Sven Zweistra. Zijn vorige werkgevers waren GX Software, Mirabeau en Incentro. Hij focust zich graag op collega’s en vindt het daarbij belangrijk dat het goed met iedereen gaat. Ook krijgt hij energie van commerciële aspecten die bij het klantcontact komen kijken.
Mis geen kans meer via Xecutive!
Ben jij een IT-professional met projectmanagementvaardigheden die houdt van vrijheid, financiële zekerheid én afwisseling? Wil jij instappen bij een interessant bedrijf, in een dynamische branche waar je écht de kans krijgt om tot bloei te komen en jouw meerwaarde kunt laten zien? Kom dan eens praten. Als succesvol IT-bedrijf zijn wij gekwalificeerd voor grote organisaties in verschillende branches. Dat betekent dat je via ons al snel kunt starten op een uitdagende positie. Hierdoor zit je nooit lang zonder een klus. Bekijk hier de voordelen van werken via Xecutive en bekijk onze vacatures en stuur ons vrijblijvend een e-mail via werkenbij@xecutive.nl. Blijven zitten waar je zit of klaar voor een nieuw avontuur? De keuze is aan jou!
Meer lezen over werken bij Xecutive
Projectmanager inschakelen: meer grip, controle en business continuïteit
voor een uitgeverij
Oprechte interesse tonen in andermans vak maakt jou een betere
professional
Elke dag naar huis met het gevoel dat je iets hebt bereikt en geleerd