+31 6 55 888 651 info@xecutive.nl

Het luide geluid van de pieper maakt mij wakker. Voor ik het weet, zijn we onderweg. De blauwe zwaailichten verlichten de nacht en terwijl over drempels en door bochten scheuren, probeer ik mijn helm op te zetten. De bevelvoerder vertelt ons dat we onderweg zijn naar een uitslaande brand. Hardop bedenken we wat de stappen zijn na aankomst. Wanneer we de wagen verlaten, zien we dat de realiteit anders is dan verwacht. We stoppen, denken na en trekken daarna samen ten strijde.

In de hectische wereld van brandbestrijding en projectmanagement zijn er meer overeenkomsten dan op het eerste gezicht lijkt. Behalve mede-eigenaar van Xecutive en IT-projectmanager, ben ik, Paul van den Bragt, ook vrijwillig brandweerman. Onlangs heb ik mijn opleiding afgerond. Nu ben ik ook officieel brandweerman. Ik leer ontzettend veel  belangrijke lessen bij de brandweer, die ik ook in het bedrijfsleven toepas. 

Van doordachte beslissingen nemen binnen een paar seconden, tot omgaan met onverwachte veranderingen. De grootste les is wel: je hebt elkaar nodig om de juiste hulp te verlenen, dat is bij een incident niet anders dan binnen een project. 

Want wanneer iedereen vol adrenaline als een kip zonder kop in de rondte rent, dan gaat het zowel bij de brandweer als in het bedrijfsleven mis.

1. Stop, denk na en maak een plan

We zijn net uitgerukt, het is 3 uur ‘s nachts. De bevelvoerder ontvangt steeds meer informatie over het incident uit de meldkamer. Er is brand gemeld in een speeltuin, de melder zag het roken vanuit zijn badkamerraam. Achterin de auto proberen we een beeld te krijgen van de situatie. Om snel samen te bedenken wat ons te doen staat, denken we hardop, benoemen we zaken, stellen vragen en proberen meer informatie te verkrijgen.

Als we deze situatie vertalen naar een project, kunnen we het vergelijken met het moment waarop een klant zegt: “Ik wil een nieuwe website.” Net zoals bij de brandweer stappen we niet meteen in de uitvoering. We stoppen eerst, en denken na, maken een plan. 

Of het nu gaat om een brandend gebouw of de wens van een klant voor een nieuwe website, overhaast handelen is not done

Hoe beleven we dit moment van stoppen en nadenken bij de brandweer? 

Dit start tijdens de uitruk, de rit naar het incident. Deze tijd gebruiken we om een gezamenlijk begrip van de situatie te krijgen. We proberen in dezelfde film te komen. Je kunt niet een project binnengaan zonder een plan, net zoals je niet een pand kunt betreden zonder een brandtrap. 

Het maken van het juiste plan gebeurt bij de brandweer soms binnen enkele minuten. 

Omdat er bij projecten geen levens op het spel staan, wordt de urgentie van de start van een project niet altijd direct gevoeld. Sterker nog: misschien willen sommigen zelfs een stokje steken voor de start van een project. Voordeel van projecten managen ten opzichte van incidenten, is dat je wel veel meer tijd krijgt om een goed plan te maken. Iets waar we bij de brandweer misschien wel jaloers op zouden kunnen zijn, want daar is simpelweg geen tijd voor.

2. Omgaan met onverwachte veranderingen

Brand is gedeeltelijk voorspelbaar. Het type rook, de stroming ervan, hoe de lucht zich in een pand verspreidt: ervaren brandweerlieden kunnen aan de rook al aflezen wat er gaat gebeuren. Op basis van ervaring, training en bijscholing worden we echte brandspecialisten. Dat is niet anders voor projectmanagers. Na jaren van ervaring als projectleider, zie ook ik  escalaties, budgetoverschrijdingen en veranderingen in de scope of wensen van de (eind)gebruiker of klant vaak al van verre aankomen.

Toch horen verrassingen en onverwachte wendingen er ook bij. Plotseling kan alles anders worden. 

Rooksignalen kunnen een bepaald beeld geven, maar je ook weer compleet verrassen. Denk maar aan een flashover: wanneer de temperatuur in een ruimte zo hoog wordt dat alle ontvlambare materialen tegelijkertijd ontbranden. De directie kan een bepaalde richting aangeven, maar wanneer wetgeving veranderd of de markt dan kan een project compleet van wending laat veranderen. 

De brandweer heeft mij geleerd dat wanneer een situatie een compleet onverwachte wending krijgt, je als eerste moet vertrouwen op elkaars specialisme. Het projectteam, net zoals de complete auto bij de brandweer, is samengesteld uit mensen die precies weten wat ze doen. Vaar ik binnen de brandweer niet op wat de specialisten mij influisteren, dan breng ik het resultaat in gevaar. 

Binnen projecten is het niet anders. Zoals voormalig Xecutive eigenaar en doorgewinterd IT-projectmanager Dick Zweistra al adviseerde in een vorig blog: verzamelen zo snel mogelijk de juiste specialisten om je heen. En vertrouw op hun kennis, kunde en ervaring.


3. Snel handelen

Bij de brandweer stop je en maak je een plan. Als dat eenmaal staat, dan moet je snel handelen. Als een brand uit het raam slaat dan moet je er wel snel water op gooien, dan moet je gewoon gaan blussen, wat je hiervoor ook had bedacht.

Je hebt binnen project ook uitslaande brandjes, als mensen ontevreden zijn over elkaar of de tussenresultaten, als planning niet wordt gehaald, wanneer een leverancier niet levert en de budgetten worden overschreden. Het beheersen van “brandjes” in projectmanagement vereist dezelfde vaardigheid om snel te handelen zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.

4. Hulpverlening en dienstbaarheid

Je bent brandweerman uit liefde voor het vak. Het is een hobby. Samen uitrukken met de brandweerwagen om een huis, persoon of dier te redden, daar doen we het voor. Het gevoel dat dit geeft, is vergelijkbaar met het gevoel dat ik ervaar wanneer ik een project succesvol afsluit. Wanneer een klant zegt: dank je wel, ik ben blij met het resultaat.

Helaas is het resultaat niet altijd positief. 

Reanimatie is niet altijd succesvol; soms is een gebouw niet meer te redden en moet je het laten afbranden. Bij de brandweer geldt: onze eigen veiligheid staat voorop. Wanneer je in een brandend pand staat, maken we weloverwogen keuzes over of we wel of niet gaan redden, afhankelijk van de mate van gevaar voor onszelf. 

Hetzelfde geldt binnen een project. Als iets niet haalbaar is, dan moet je ook durven accepteren dat het beoogde resultaat niet zal worden behaald. 

Zoals collega Daniël van Doodewaard in het blog Vier jouw failures ook al zei: ‘Weet wanneer je moet stoppen. De beslissing om een project te stoppen vereist moed. Het is een collectieve beslissing die zowel imagoschade als financiële consequenties met zich mee kan brengen. Desondanks is het essentieel dat iemand deze beslissing neemt, anders blijft het probleem voortduren en wordt er geïmplementeerd zonder het gewenste resultaat te bereiken.’ Ook dit is voor jezelf zorgen, én voor de ander, als professional, en als bedrijf.

5. Je doet het nooit alleen

Tijdens de inzet helpen we elkaar en trekken we elkaar erdoorheen. Dat zou binnen projecten van mij ook wel wat meer mogen. Meer oog hebben voor het feit dat je samen iets realiseert. Ik wil niet zeggen dat er binnen de brandweer geen sprake is van politiek, maar binnen een incident is daar absoluut geen tijd voor en sprake van. Iedereen heeft zijn eigen taak, maar als je de ander kunt helpen dan doe je dat 100%. Een 

veiligheidsman zal echt wel helpen met stabiliseren van een voertuig, maar verliest daarbij zijn eigen taak niet uit het oog. 

Wat heel mooi is bij de brandweer, is dat ieders taak heel erg duidelijk is. Zo duidelijk dat zelfs de stoel waarop je zit in de auto en het bijbehorende nummer van die stoel staat voor een bepaalde taak. Stoel 1 en 2 vormen het aanvalsteam of technisch team, bij een brandsituatie zorgt wie op stoel 3 en 4 zitten voor de waterwinning en bij een ongeluk voor het verzorgen van de gewonden en de veiligheid. 

Bij de start van een project worden ook de rollen gedefinieerd, en spreken we af wie waarvoor verantwoordelijk is. 

Ik zie uit naar alles wat ik verder nog ga leren bij de brandweer en als projectmanager. Eén ding is mij duidelijk: welke rang of stand je ook hebt binnen het team, niemand is minder of meer dan de ander. Je werkt als team. Na afronding van een incident kijk je of iedereen oké is, dan is er ook plaats voor het menselijke. Ook dat is binnen projecten iets wat we natuurlijk ook wat vaker zouden mogen doen. 

Over Paul van den Bragt

Paul staat graag in de keuken en heeft jarenlang gevolleybald. Nu is hij in zijn vrije tijd vooral druk met zijn twee zoontjes, Jake en Luke. Hij rijdt graag motor, golft ook indien hij de tijd vindt en daarnaast gaat hij graag met zijn vriendin wandelen met de honden. In zijn vrije tijd is hij vrijwillig brandweerman. Inmiddels werkt hij alweer 4 jaar lang bij Xecutive als Senior Agile Projectmanager en is sinds januari 2022 directielid samen met Sven Zweistra. Zijn vorige werkgevers waren GX Software, Mirabeau en Incentro. Hij focust zich graag op collega’s en vindt het daarbij belangrijk dat het goed met iedereen gaat. Ook krijgt hij energie van commerciële aspecten die bij het klantcontact komen kijken.

Meer lezen over werken bij Xecutive

Vier jouw failures

Projectmanagement in IT: de 5 meest gemaakte fouten

5 manieren voor meer werkgeluk in IT